L’evoluzione della comunicazione

Comunicare efficacemente con il digitale

La comunicazione digitale oggi è indiscutibilmente essenziale, oltre che utile. Dove possibile, essa ci insegna, da un lato, che possiamo risparmiare energia e tempo. Basta, ad esempio, pensare a come possiamo ottimizzare entrambi questi fattori, facendo una video conferenza con un cliente mentre rimaniamo seduti alla nostra scrivania: il tempo e i costi risparmiati, destinati allo spostamento presso la sede del cliente, impattano sul benessere psico-fisico, oltre che su quello del portafogli con una ricaduta anche sulla produttività, contando il fatto che non dovendosi spostare, il tempo risparmiato può essere impiegato per sviluppare progetti o qualsivoglia attività produttiva.

 

 

Dall’altro lato, ci sono alcuni aspetti del comunicare tramite gli strumenti digitali (telefono, piattaforme per conference call, email, ecc.), che ci fanno pensare che, in fondo in fondo, comunicare attraverso essi, significa perdere quella parte di umanità fondamentale nei rapporti fra le persone e indispensabile (per qualcuno più che per altri) per fare business.

Ne consegue, in molti casi, un abbassamento delle performance lavorative, la perdita di capacità relazionale, anche nel caso di un buon livello di conoscenza degli strumenti digitali.

In molti sono oggi a chiedersi come sia possibile utilizzare al meglio gli strumenti digitali e cosa fare per poter raggiungere una capacità che permetta di essere efficaci.

Indipendentemente da emergenze sanitarie o altre situazioni che prevedano o promuovano una sensata moderazione delle relazioni vis a vis, possiamo pensare che ci sia la possibilità di entrare in relazione con gli altri, di piacere a qualcuno o di produrre le stesse vendite di prima facendo una videoconferenza, una telefonata o scrivendo un’email?

Nei prossimi articoli, vedremo insieme per ognuno di questi strumenti, quali possono essere le difficoltà che si incontrano e alcuni suggerimenti su come è possibile superarle.

 

Telefonare e comunicare in modo efficace con il digitale

Tutti siamo esperti, tutti sappiamo utilizzare e comunicare attraverso il telefono.

Noi esseri umani con l’evoluzione del telefono ci siamo a nostra volta evoluti nell’uso di questo strumento. Da quando è nato, o meglio da quando è entrato prima nelle case, come apparecchio fisso, e poi nelle tasche di tutti, come mobile, c’è stata una vera e propria rivoluzione nel modo di comunicare e nell’uso del linguaggio per comunicare.

Oggi, per la maggior parte delle persone, è impensabile muoversi, anche per poco tempo o per un tragitto breve, senza avere il cellulare sempre pronto, lì con noi, per ogni evenienza. È infatti abbastanza frequente sentir dire “…E se bucassi?!”, “…E se succedesse qualcosa?”, “…E se mi perdessi?”, “ e se mi chiamasse il tal cliente…” e tanti altri “… E

 

 

 

La “dipendenza” da questo strumento di comunicazione, appare quindi abbastanza normale, anzi utile e rassicurante, se non fosse che gli accadimenti degli ultimi mesi hanno costretto molti a chiedersi come utilizzarlo al meglio per proseguire la propria attività lavorativa.

Aziende, liberi professionisti, agenti di commercio, persone che desiderano comunicare efficacemente, creare o mantenere la relazione fornitore-cliente, che fino a pochi mesi fa seguiva un iter noto, oggi si chiedono come fare questo ed altro attraverso il telefono.

Parlando di lavoro, abbiamo scoperto che i vecchi schemi, attuati in modo consapevole o inconsapevole, non sono più così efficaci perché l’approccio è cambiato: i clienti si incontrano e si visitano con frequenze misurate, il “grosso” si svolge in remoto.

Quali sono le maggiori difficoltà che si incontrano?

• La durata della telefonata: troppo lunga o troppo corta? In relazione a cosa è troppo lunga o troppo corta?
• Il desiderio si spiegarsi al meglio: sarò stato esaustivo? Ho parlato troppo? Troppo poco?
• Il dubbio che l’altro abbia compreso: avrà capito cosa intendevo dire? Generalmente, se la risposta è negativa, tendiamo a pensare che l’altro non abbia capito.
• L’incapacità di fare una trattativa al telefono: Cosa gli mostro? Come glielo spiego? Come faccio a vendere se non sono lì?
• L’alibi: Prima sì che era più facile. Se non posso vedere il cliente di persona, non è la stessa cosa.

La conseguenza di ciò può essere la caduta del proprio titolo nella borsa del successo.

Allora come puoi utilizzare il telefono in modo che questo diventi un efficace strumento per ottenere ciò che desideri?

È importante allenarsi a suddividere in due parti una telefonata.

La prima parte è la fase preparatoria, che puoi allenarti a fare in ogni momento della tua giornata e che puoi mettere a punto a mano mano che fai esperienza.

Questo significa che è importante prestare attenzione ai dettagli ed alle tue modalità perché non esiste il modo sbagliato o giusto di fare una cosa, ma quello non utile o utile per te.

Fase 1)

• Preparati una scaletta
• Immaginati la conversazione prima di farla
• Procurati uno specchio

Fase 2)

• Ascolta
• Usa il linguaggio dell’altro
• Sospendi la tua opinione
• Fai domande
• Sorridi

 

Scrivere un’email e comunicare in modo efficace

Quante volte, leggendo un’email, non hai gradito il tono di ciò che leggevi?

Eppure, pensandoci bene, come possono le email avere un tono?

E se hanno un tono, è il tono che aveva la persona che ha scritto quell’email, mentre la scriveva, oppure è il tono che le attribuiamo leggendola nella nostra mente?

Ebbene, la risposta è, quasi sempre, la seconda.

Questo perché ci piace fare due più due o, ancora di più, tendiamo a pensare di conoscere lo stato d’animo dell’altra persona semplicemente interpretando le parole che scrive e come le scrive.

Bene, la bella notizia (bella perché grazie ad essa possiamo aprirci a nuove prospettive) è che sono proprio le parole, specifiche parole, a dirci tantissimo del nostro interlocutore e che, grazie ad esse, possiamo avere una chiara idea o comprendere profondamente o ancora leggere fra le righe l’intenzione dell’altro.

A cosa serve e come fare potrebbero essere due domande stimolate da una certa curiosità nello scoprire informazioni utili.

Partiamo allora dal cosa fare.

Se, ad esempio ricevi un’email da un cliente, magari importante, nella quale c’è una richiesta chiarimento relativa ad una fornitura non andata a buon fine (a volte capita).

La mail potrebbe recitare più o meno così: “Buongiorno, in merito alla vostra fornitura, siamo con la presente a inviarvi nota di contestazione, in quanto non conforme all’ordine

Potresti chiederti quale sia la risposta migliore, considerando etica, senso di responsabilità, ecc. ecc.

Sappi che questa, è una buona domanda e che la risposta non si esaurisce a questo articolo, ma può darti degli spunti di riflessione.

Innanzitutto,

Ognuno di noi utilizza di preferenza più frequentemente una cinquantina di vocaboli, sempre gli stessi. Se contiamo che nel vocabolario della lingua italiana ci sono circa 250.000 vocaboli, questa pare una scelta un po’ limitata. Da un lato potrebbe essere uno svantaggio, ma dall’altro per i nostri interlocutori è un vantaggio, quando sanno dove cercare.

Le parole che utilizziamo per esprimerci, in questo caso attraverso un’email, determinano le nostre preferenza.

 

*** A breve sarà disponibile una dispensa digitale gratuita con ulteriori approfondimenti su come comunicare efficacemente con il digitale